Tirsdag 19.mars er det årsmøte i Godøy IL.  Meldingane frå valkommiteen fortel om kandidatar til alle verv.  Deler av bakgrunnen for dette og arbeidet framover i klubben er å finne i referatet frå det ekstraordinære årsmøtet 27.februar.  Alle som er interesserte i klubben kan med glede lese gjennom.



Ekstraordinært årsmøte Godøy IL

tirsdag 27.februar 2024

19.00 / Klubben

Til stades:

31 medlemmer

Godkjenning av møteinnkalling

Ingen innvendinger. Godkjent,

Valg av møteleder og referent

Jan Skodje som møteleiar.

Andreas Rørvik Godø som referent.

Trine Tovik og Peter Austnes som protokollvitner.

Arbeidsbeskrivelse og honorar til styreleiar

Andreas Støbakkvik Austnes presenterer arbeidsgruppa sine foreløpige forslag.

Etterfulgt av ein lang og god diskusjon.

Votering, eitt forslag med fire punkt:

1.     Leiar i hovedstyret i Godøy IL kan kompenserast med eit honorar på inntil kr. 10.000,-, som er innan det skattefrie beløpet myndighetene har lagt opp til for frivillig innsats. Utførelsen av rolla er beskreve i dokumentet «Rollebeskrivelse Leiar Hovedstyret 2024» og er førande for ansvaret og arbeidsoppgåvene som ligg i dette vervet.

2.     Leiarne i fotballgruppa og handballruppa kan kompenserast med eit honorar på inntil kr. 5.000,- kvar.

3.     Idrettslaget står i ein akutt og krevjande situasjon. Den første tida vil derfor kunne verte meir krevjande enn vanleg for styret.Det vert derfor oppretta eit prosjekt på eitt år, med opning for eitt år til, med mål om å skape ein velfungerande organisasjon. Den nyvalde lederen for idrettslaget i 2024 skal lede dette arbeidet. Kompensasjonen for prosjektet vert avgrensa til kr. 40.000,- pr. år til lederen.

4.     Øvrige forslag i dokument «Arbeidsgruppe, tilrådinger, sep 23 HD forslag til endringer» vert teke til etterretning og skal arbeidast vidare med av hovedstyret. Det vert oppfordra til å utarbeide forslag til vedtak mht anbefalingane i dokumentet før ordinært årsmøte 19.3.24. Nye vedtak bør bl.a. omhandle sammensetning av hovedstyret, styret sin funksjon og videre arbeid for laget.

Enstemmig vedtatt

Vedlegg:

-       Arbeidsgruppe i Godøy IL – tilrådingar

-       Rollebeskrivelse «Leiar hovudstyret»

ARBEIDSGRUPPE I GODØY IL – TILRÅDINGAR

Arbeidsgruppa, sett saman av Severin Alnes, Andreas Støbakkvik Austnes ,

Henning Dyb, Andreas Rørvik Godø, Hans Petter Godø, Inghild Vang Molvik, Kristin Støbakk, Trine Tovik og Inge Westad, har hatt to møter, og har ut frå mandat frå årsmøte i GIL våren 2023 sett på driftsmodell i Godøy IL for framlegging på ekstraordinært årsmøte i løpet av 2023, evt. tidleg 2024.

Arbeidsgruppa anbefaler IKKJE å tilsette dagleg leiar i idrettslaget.

•       Tilsetting i full stilling er dyrt for eit lag på vår størrelse.

o  Medfører økte kostnadar for dei aktive

•       Andre idrettslag opplev hyppige skift av tilsette i liknande stillingar pga.:

o  Høge forventningar frå medlemmane. Kan oppleve å måtte gjere «alt»; dugnaden vert redusert.

o  Idrettslag vert ofte oppfatta som uklare arbeidsgjevarar; den tilsette blir einsam i jobben.

o  Utfordringar knytt til deltidsstillingar.

•       Eit idrettslag bør primært vere basert på frivillig arbeid.

Arbeidsgruppa anbefaler heller forsiktige honorar til dei viktigaste leiarverva.

•       Leiar hovudstyre                                                     kr. 10.000,-

•       Leiar fotballstyre og leiar handballstyre               kr. 5.000,-

•       Desse honorara ligg innafor den skattefrie grensa for frivillige organisasjonar, utan rapporteringsplikt, og er i tråd med anbefalingar og praksis i tilsvarande lag og organisasjonar.

•       Faktiske utgifter kan i tillegg vurderast dekt; telefon, kontorutstyr etc.

Arbeidsgruppa er klar over at mange legg ned eit stort arbeid på sine områder, men er redd smitteeffekten ved å gje honorar utover dei anbefalte grensene. Dersom mange/alle skal få «det dei fortener», kan det bli så dyrt at det er lammande for drifta, og at ein samstundes forlèt eller undergrev frivilligheita.

Unntaket som stadfestar regelen

Idrettslaget står i ein akutt og krevjande situasjon. Den første tida vil difor kunne verte meir krevjande enn vanleg for styret. Arbeidsgruppa anbefaler difor at det vert oppretta eit prosjekt i eitt år, med opning for eitt år til, med mål om å skape ein velfungerande organisasjon. Den nyvalde leiaren for idrettslaget i 2024 skal leie dette arbeidet. Kompensasjonen for prosjektet vert avgrensa til kr. 40.000,- pr. år til leiaren.

Arbeidsgruppa anbefaler vidare at:

•       Det vert rekruttert medlemmar med kompetanse innan system og IT som får mandat til å gå gjennom og rydde i alle digitale og analoge system for samhandling og informasjon.

o  Drifta må moderniserast og effektiviserast.

o  Tilgangen til oppdatert og relevant informasjon for alle medlemmar (inkl. dei med styreverv og andre oppgåver) må bli betre.

▪ T.d. møtereferat, på alle nivå i laget, vert gjort tilgjengelege for medlemmane, for eksempel på laget si nettside. Dette er viktig for interessa blant medlemmane. Den som ikkje veit kva som skjer, vert neppe interessert i laget.

•       Bruken av årshjulet vert utvikla vidare, også dette for å lette kvardagen for dei som har ansvaret for å følgje opp ulike sider ved drifta.

•       Hovudstyret si samansetting vert vurdert på nytt.

o  Skal alle grupper vere representerte?

o  Kva med møterett?

o  Meir vektlegging av kompetanse enn tilhøyrsle?

o  Bør/kan hovudstyre opprette eit mindre arbeidsutval med hyppigare møter? (Der undergruppene ikkje er representerte.)

•       Regnskapsføringa og inntektsfordelinga vert vurdert på nytt.

o  Oppdeling for grupper, avdelingar etc., tal på bankkonti og likviditetsstyring.

•       Ei ressursgruppe vert (gjen)oppretta, beståande av interesserte folk som kan trå til der det måtte trengast, på oppdrag frå grupper og komitear.

•       Ei gruppe vert nedsett, 2-4 personar, for å avdekke ønsker og behov frå medlemmar, og søke å kople med interesserte tilretteleggjarar.

o  Auka fokus på sosiale felt og møteplassar enn på det sportslege.

Arbeidsgruppa har vore sett saman av folk med lang erfaring frå dei fleste deler av Godøy IL, og som brenn for at laget skal halde fram den positive utviklinga også i 10-åra som kjem. Gruppa håper og trur at desse tilrådingane kan medverke til det.

Godøy, 7. september 2023

Revidert 15. februar 2024

ROLLEBESKRIVELSE «LEIAR HOVUDSTYRET»

Verv: Leiar Godøy IL                                     Varigheit: 2 år                                      Frå og med dato:

Engasjement

Leiar blir valt av årsmøtet for ein periode på to år.

Leiar skal jobbe i tett samarbeid med hovudstyret.

Ansvar

Styremedlemmar sitt ansvar kan delast inn i tre plikter:

-       Forvaltningsplikt – sikre god forvaltning i idrettslaget.

-       Handleplikt i nokre situasjonar – unngå økonomisk ruin.

-       Plikt til å holde seg informert/orientert – ein kan ikke skylde på andre om du ikke vet hva som skjer.

Leiar skal saman med hovudstyret sørgje for at idrettslaget sitt arbeid skjer i tråd med gjeldande lover, vedtekter og retningslinjer.

«Ansvar» og «ansvarleg» vil i denne samanheng seie at leiar skal sørge for at oppgåva blir utført. Om leiar gjer arbeidet sjølv, eller delegerer, er opp til leiar å ta stilling til. Leiar er uansett ansvarleg for at oppgåva blir utført til rett tid og på rett måte.

Formål med rolla

Leiar skal sørgje for at hovudstyret sine oppgåver blir fordelt på ein måte som sikrar forsvarleg behandling og oppfølging.

Leiar i hovudstyret er idrettslaget sin øvste leiar og har det overordna ansvaret.

Arbeidsoppgåver

Innehavar av rolla har blant anna følgjande arbeidsoppgåver:

●      Sørge for at idrettslaget si drift er i tråd med gjeldande reglar og retningslinjer.

●      Sjå til at alt i Godøy IL er i tråd med klubben sin visjon og verdiar.

●      Delegere og koordinere oppgåver og sjå til at alt blir gjennomført som avtalt.

●      Fastsette agenda for styremøter og leie møta.

●      Ansvarleg for årsmøtet, samt årsberetning.

●      Ansvarleg for at budsjett frå undergruppene blir framlagt på årsmøtet.

●      Ansvarleg for oppdatering av informasjon i Brønnøysundregisteret etter årsmøtet.

●      Ansvarleg for utarbeiding/vidareutvikling av strategi og planar i klubben.

●      Ansvarleg for kontakt med idrettskrets og NIF.

●      Vere klubben si pressekontakt.

●      Ansvarleg for politiattestar. ● Ansvarleg for kontraktar.

●      Ansvarleg for dagleg drift, her under oppfølging av administrative rutinar og økonomi. ● Ansvarleg for at anlegg blir forsvarleg brukt, forvalta og vedlikeholdt.

●      Sette i verk bestemmelsar og vedtak fatta av årsmøtet eller andre overordna idrettsmyndigheiter.

Det må presiserast igjen at «ansvar» og «ansvarleg» i denne samanheng vil seie at leiar skal sørge for at oppgåva blir utført. Det oppfordrast til å delegere slik at omfanget av arbeidet ikkje blir for stort. Leiar er uansett ansvarleg for at oppgåvene blir utført til rett tid og på rett måte.

Generelt

Visjonen til Godøy IL er «Saman får vi til - Stolt, Raus og Raud».

Verdiane vi skal leve etter er glede, respekt, tryggheit og inkludering.